Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją – zasady wdrażania, sposób pracy w EZD, obsługa dokumentu papierowego i elektronicznego

W trakcie szkolenia przekażemy Państwu praktyczną wiedzę na temat Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Poznają Państwo aspekty wdrażania systemu klasy EZD, metody pracy kancelaryjnej w systemie tradycyjnym i w systemie klasy EZD oraz zasady obsługi dokumentów papierowych i elektronicznych.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa dotyczących zarządzania dokumentacją oraz o obowiązujących systemach kancelaryjnych (EZD i system tradycyjny).
• Zapoznanie się z metodyką postępowania z dokumentacją w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
• Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania podmiotu publicznego do wdrożenia systemu EZD oraz co do oceny, czy dany system spełnia wymagania dla systemu EZD.
• Pozyskanie wiedzy o tym jak rozróżniać systemy EZD od systemów dziedzinowych.
• Możliwość konsultacji problematycznych kwestii w zakresie objętym tematem szkolenia z ekspertem.

1. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:

• współczesne systemy kancelaryjne;
• obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
• systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe;
• wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne;
• pojęcie dokumentu, pisma, sprawy, teczki.

2. Wdrażanie systemów klasy EZD:

• wymagania wobec systemów klasy EZD;
• wdrażanie systemów klasy EZD;
• rozwijanie funkcjonalności systemów klasy EZD i integracja z innymi systemami.

3. Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD:

• przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci;
• tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych);
• zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej;
• obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej;
• tworzenie pism i ich akceptacja;
• wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji, w tym doręczenia elektroniczne (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal).

4. Składy – organizacja, zarządzanie i obsługa:

• gdzie i ile składów zorganizować;
• jak zarządzać pismami w składach – w zależności od prowadzonych spraw;
• obsługa pudeł i informatycznych nośników danych.

Pracownicy administracji publicznej odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją w urzędzie, zainteresowani poznaniem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, sposobu pracy w EZD oraz postępowania z dokumentacją w wersji papierowej i elektronicznej.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).