Procedury tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w dobie pandemii koronawirusa

Uporządkowanie wiedzy uczestników w zakresie istoty polityki rachunkowości w części dotyczącej tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych. W szczególności zostanie zwrócona uwaga na znaczenie tworzenia dokumentów, opisów, kontroli merytorycznej, formalnej, rachunkowej, wstępnej i następczej, oraz ich zatwierdzania. Omówione będzie znaczenie prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie powierzania obowiązków i odpowiedzialności, oraz procedur, które należy wdrożyć w jednostce związku z wykonywaniem obowiązków w ramach telepracy, czy pracy zdalnej w czasie pandemii koronawirusa, z uwzględnieniem zasad ochrony danych. 
Na zajęciach uczestnicy poznają podstawy prawne dotyczące tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych. Otrzymają przykładowe wzory opisów dokumentów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Główni księgowi oraz osoby ich zastępujące, usystematyzują wiedzę z zakresie weryfikowania i kontroli źródłowych dokumentów księgowych. Uczestnicy otrzymają przykładową instrukcję z załącznikami oraz wzory powierzeń i upoważnień. Poznają też najczęściej występujące nieprawidłowości w omawianym obszarze oraz możliwości ich rozwiązania.

1. Osoby odpowiedzialne za opracowanie instrukcji w sprawie tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych (wdrażanie w życie, aktualizacja).
2. Wpływ pracy zdalnej i telepracy w czasie COVID – 19 na terminowe i zgodne z prawem wykonywanie obowiązków w zakresie tworzenie, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych, z uwzględnieniem zasad ochrony danych.
3. Rola i zakres instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
4. Rodzaje dokumentów, sposób ich wystawiania, korygowania i poprawiania.
5. Kontrola merytoryczna i formalno-rachunkowa operacji gospodarczych i finansowych dokonywana przez właściwych rzeczowo pracowników jednostki.
6. Wstępna kontrola głównego księgowego.
7. Znaczenie opisów dokonywanych rzetelnie i terminowo przez pracowników jednostki na dokumentach źródłowych w kontekście dekretacji i ujęcia w ewidencji księgowej.
8. Stosowanie pieczęci, jako sposób automatyzacji ustalonych w jednostce czynności.
9. Przykładowy schemat tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
10. Obowiązki i odpowiedzialność kierownika jednostki oraz głównego księgowego w zakresie dokonywania kontroli wstępnej i zatwierdzania dokumentów źródłowych.
11. Archiwizowanie i likwidacja dokumentów księgowych.
12. Najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, przyczyny ich powstania i sposoby rozwiązania.
13. Podstawy prawne.
14. Przykładowa instrukcja tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
15. Dyskusja.

Kierownicy, główni księgowi oraz pracownicy komórek merytorycznych i finansowych, którzy biorą udział w opracowywaniu i wdrażaniu, a przede wszystkim są zobligowani do znajomości i stosowania procedur tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych.

Ekonomistka, pedagog, absolwentka Międzynarodowego Studium Doktoranckiego „Orgmasz” w Warszawie, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w JST. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje sprawdzone metody w pracy służb księgowych.