Śląskie Forum Ochrony Danych Osobowych. Zasady postępowania z dokumentacją w archiwach zakładowych i składnicach akt z uwzględnieniem nowelizowanego prawa o ochronie danych osobowych.

Zapraszamy na kolejne spotkanie Śląskiego Forum Ochrony Danych Osobowych, którego celem będzie omówienie zasad postępowania z dokumentacją w archiwach zakładowych i składnicach akt z uwzględnieniem nowelizowanego prawa o ochronie danych osobowych. Celem działania Forum jest podnoszenie poziomu wiedzy i doskonalenie umiejętności poprzez działalność szkoleniową, konsultacje, wzajemne wspieranie się członków Forum poprzez wymianę doświadczeń i dobrych praktyk w rozwiązywaniu problemów pojawiających się w codziennej pracy. Aby stać się członkiem Forum należy wypełnić deklarację członkowską do pobrania na stronie www.okst.pl i przesłać ją na adres koordynatora.

Praktyczne omówienie i usystematyzowanie zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych w instytucjach publicznych z punktu widzenia inspektorów ODO i osób odpowiedzialnych za prawidłową organizację procesu ochrony danych osobowych w jednostce. Omówienie kluczowych zagadnień związanych z postępowaniem z dokumentacją zakończoną, która ma miejsce w archiwach zakładowych i składnicach akt, pod kątem RODO. W trakcie szkolenia omówione zostaną zagadnienia przetwarzania danych osobowych przechowywanych w archiwach zakładowych w kontekście nowelizowanego prawa (RODO). Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami. Uczestnicy pozyskają komplet dokumentacji wzorcowej niezbędnej do udostępniania.

1. Kilka słów o RODO oraz wyłączenia spod Rozporządzenia.
2. Opis teczek i ewidencja dokumentacji, a RODO.
3. Zasady celowości, adekwatności i niezbędności przetwarzania danych osobowych, a usuwanie dokumentacji z danymi osobowymi.
4. Zasada ograniczenia przechowywania z RODO, a brakowanie.
5. Niszczenie, a utrata danych.
6. Przetwarzanie dokumentacji w archiwum zakładowych. Identyfikacja zagrożeń.
7. Ryzyka archiwalne w przetwarzaniu danych osobowych.
8. Prawo dostępu do danych. Zasady udostępniania dokumentacji zakończonej z uwzględnieniem RODO. Kto, kiedy i jak może wnioskować o udostępnianie akt (potrzeby własne jednostki, wnioski podmiotów zewnętrznych - osoby fizyczne, instytucje)?
9. Jak przygotować dokumentację do udostępniania (anonimizacja, techniczne przygotowanie akt)?
10. Dokumentacja obca w archiwum. Umowa depozytowa, umowa powierzenia danych.
11. Upoważnienia dla personelu archiwum.
12. Nowe formularze wykorzystywane w procedurze udostępniania (wniosek, karta, rejestr udostępnień i wypożyczeń) z uwzględnieniem wymagań RODO.
13. Dyskusja.
 

Członkowie Forum, osoby wyznaczone do realizacji i nadzoru zadań z zakresu bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych (m.in. IOD, ASI), osoby pełniące funkcje kierownicze i/lub zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym w Kielcach, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.