Cele i korzyści:
• Zdobycie wiedzy o przepisach prawa regulujących budowę i stosowanie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
• Pozyskanie informacji o tym, jak wdrożyć przyjęte w instrukcji kancelaryjnej rozwiązania w zakresie postępowania z dokumentacją oraz jak stosować jednolity rzeczowy wykaz akt przy rejestracji i obsłudze spraw.
Szkolenie będzie prowadzone w sposób warsztatowy, dla lepszego utrwalenia omawianych zagadnień.

Program:
I. Wprowadzenie
1. Cel i zakres szkolenia JRWA, archiwizacja, Instrukcja Kancelaryjna
II. Podstawy prawne i definicje
1. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. Rozporządzenie ws instrukcji kancelaryjnej i JRWA
3. Definicja JRWA i jego rola w organizacji
III. Budowa i struktura JRWA
1. Zasady klasyfikacji dokumentacji
2. Oznaczenia numeryczne i literowe ( B, Bc BE)
3. Kategorie archiwalne co oznaczają i jak je stosować w praktyce
IV. Instrukcja kancelaryjna
1. Kluczowe zasady obiegu dokumentów
2. Rejestracja, znakowanie, przechowywanie akt
3. Uprawnienia i odpowiedzialności pracowników
V. Zakładanie i prowadzenie spraw
1. Krok po kroku od identyfikacji dokumentu do zamknięcia sprawy
2. Nadawanie numerów spraw (struktura Symbol JRWA/Nr sprawy/Rok)
VI. Systemy kancelaryjne
1. Porównanie systemu dziennikowego i bezdziennikowego
2. Wykorzystanie systemu EZD w praktyce
VII. Archiwizacja dokumentacji
1. Proces przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego
2. Różnice między składami chronologicznymi a archiwum
3. Dokumentacja papierowa i elektroniczna zasady przechowywania
VIII. Zmiana nazwy komórki organizacyjnej a oznaczenia teczek i spisów zdawczo odbiorczych
1. Zasady postępowania przy zmianie nazwy
2. Poprawny zapis na teczkach aktowych
3. Poprawny zapis w spisie zdawczo odbiorczym
IX. Rekwalifikacja akt zasady i procedury
1. Na czym polega rekwalifikacja akt zmiana kategorii archiwalnej dokumentacji (np z „ na „
2. Kto jest uprawniony do rekwalifikacji
3. Procedura wniosek do Archiwum Państwowego, uzasadnienie, decyzja archiwum
X. Najczęstsze błędy i dobre praktyki
1. Przykłady błędnych i poprawnych zapisów na teczkach i w spisach
2. Wskazówki praktyczne dla pracowników
3. Podsumowanie i pytania uczestników