Digitalizacja ezd w jednostkach, podpis elektroniczny dokumentacja wewnętrzna - planowane terminy zakres zmian dokumentacji wewnętrznej zmiany w dziale księgowym (instrukcja należności, instrukcja obiegu dokumentów, polityka rachunkowości)

Szkolenie dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów oraz e-doręczeń w jednostkach sektora finansów publicznych ma na celu zwiększenie wiedzy i umiejętności uczestników w zakresie wdrażania oraz stosowania tych rozwiązań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Po ukończeniu szkolenia uczestnicy:

• Zdobędą wiedzę na temat aktualnych regulacji prawnych związanych z e-doręczeniami, elektronicznym obiegiem dokumentów oraz zmianami w ustawie o rachunkowości.

• Poznają zasady tworzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentów elektronicznych, w tym wymogi dotyczące skanów jako dowodów księgowych.

• Zrozumieją zasady korzystania z systemu KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych, w tym kwestie identyfikacji jednostek i ograniczenia uprawnień.

Umiejętności, które zdobędą uczestnicy:

• Weryfikowanie prawidłowości dokumentów elektronicznych pod względem formalnym i rachunkowym.

• Stosowanie odpowiednich klasyfikacji budżetowych w obiegu elektronicznym.

• Dostosowanie wewnętrznych regulacji dotyczących obiegu dokumentów do obowiązujących przepisów.

Szkolenie dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów i e-doręczeń wyróżnia się unikalnym podejściem do kompleksowego omówienia praktycznych aspektów wdrażania i zarządzania dokumentacją w jednostkach sektora finansów publicznych, z uwzględnieniem aktualnych zmian prawnych. Oto kluczowe elementy, które czynią to szkolenie wyjątkowym:

Dlaczego temat jest istotny?

Dynamiczne zmiany w przepisach dotyczących digitalizacji administracji publicznej, w tym w obszarze rachunkowości budżetowej, wymuszają dostosowanie procedur i polityk rachunkowości do nowych wymogów. Elektroniczny obieg dokumentów i system e-doręczeń są coraz częściej obowiązkowe, a ich prawidłowe wdrożenie pozwala na:

• ograniczenie kosztów związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentacji,

• zwiększenie efektywności procesów administracyjnych,

• zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi oraz standardami bezpieczeństwa.

Co wyróżnia to szkolenie?

• Zorientowanie na praktykę: Szkolenie nie ogranicza się do teorii, lecz szczegółowo omawia realne trudności i błędy, jakie mogą wystąpić podczas wdrażania systemów digitalizacji.

• Kompleksowe podejście: Łączy przepisy ustawy o rachunkowości, regulacje dotyczące KSeF i e-doręczeń, a także dobre praktyki i przykłady rozwiązań organizacyjnych.

• Rozwiązywanie problemów: Uczestnicy poznają konkretne sposoby radzenia sobie z takimi wyzwaniami jak m.in. klasyfikacja budżetowa wydatków w systemie elektronicznym, bezpieczeństwo danych czy współpraca z kontrahentami w zakresie obrotu dokumentami.

• Ekspercka analiza: Szkolenie uwzględnia najnowsze interpretacje przepisów, stanowiska organów nadzoru oraz zmieniające się standardy w sektorze publicznym.

Główna motywacja do uczestnictwa:

• Zmiany prawne: Obowiązek dostosowania się do nowych wymogów, takich jak korzystanie z e-doręczeń czy wdrożenie systemu KSeF, wymaga wiedzy o aktualnych przepisach i ich interpretacjach.

• Unikanie błędów: Niewłaściwe wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów może prowadzić do błędów formalnych, ryzyka niezgodności z prawem i strat finansowych.

• Rozwój kompetencji: Szkolenie zapewnia praktyczną wiedzę i narzędzia, które usprawnią pracę w obszarze rachunkowości budżetowej i administracji publicznej.

PROGRAM:

1. Nowy obieg dokumentów

a) Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym

b) Dekretacja dokumentu w systemie

c) Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu w systemie 

d) Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami w systemie 

2. Najważniejsze propozycje zmian dotyczące e-dokumentów i digitalizacji w kontekście Ustawy o rachunkowości:

a) Uznanie dowodów elektronicznych: 

b) Dopuszczenie skanów jako dowodów księgowych

c) Zmiana wymogów dotyczących archiwizacji

d) Kwestie bezpieczeństwa danych

3. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości

a) Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych

b) Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej

c) Zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF

4. System KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych

a) Problem otrzymywania faktur „na jeden numer NIP”

b) Uprawnienia ograniczone dla JST identyfikujące jednostkę w systemie KSeF

c) Problem identyfikacji jednostki w systemie KSeF

d) Procedura określania jednostek otrzymujących faktury w systemie wykorzystywanym przez JST

5. Dekretacja dokumentów finansowo księgowych w obiegu elektronicznym

6. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów

7. Opis merytoryczny dokumentu

a) Osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych

b) Odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu

c) Odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym

8. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych

9. Wstępna kontrola głównego księgowego.

10. Kontrola formalno-rachunkowa pod względem:

11. Odmowa podpisania dokumentu

12. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku 

a) Znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej

b) Osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej

c) Rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej

13. E-doręczenia

a) Czym są e doręczenia

b) Obowiązek korzystania z e doręczeń

c) Kiedy należny włączyć się do e-doręczeń

d) Obsługa skrzynki e-doręczeń

e) Jak założyć adres e doręczeń

14. Windykacja należności a e-doręczenia

15. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie

a) Jak wygląda rejestracja

b) Wprowadzanie do komputera korespondencji

c) Odrębny sposób przyjęcia korespondencji 

d) Korespondencja niepodlegająca rejestracji 

e) Sposoby digitalizacji dokumentów

16. Akceptacja – załatwianie spraw 

a) Akceptacja projektów pism

b) Korespondencja obejmująca kilka komórek organizacyjnych

c) Ustalenie ostatecznej wersji pisma

d) Akceptacja zarządzeń i uchwał

17. Wewnętrzny obieg dokumentów

a) Obieg dokumentów mie∂zy komórkami 

b) Pisma o charakterze informacyjnym mające wpływ na przbieg spraw

c) Pismia wewnętrzne robocze

18. Założenia do elektronicznego systemu zarządzania dekantacją w administracji

`