Czy w ramach rocznej inwentaryzacji należy potwierdzać salda zerowe należności?

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów określa rozdział 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019r. poz. 351 z późn. zm.) zwanej dalej UoR. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 UoR jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku inwentaryzację:

1)należności z wyłączeniem należności spornych, wątpliwych, o charakterze publicznoprawnym oraz wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych przeprowadza się metodą potwierdzenia salda tj. uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki salda należności;

2)należności spornych, wątpliwych, o charakterze publicznoprawnym oraz wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych przeprowadza się metodą weryfikacji tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi;

3)zobowiązań przeprowadza się metodą weryfikacji tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi.

Termin inwentaryzacji, uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację:

1)należności metodą potwierdzenia salda - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

2)należności i zobowiązań metodą weryfikacji - rozpoczęto po dniu bilansowym, a zakończono do 85 dnia po dniu bilansowym.

Saldo zerowe na rozrachunkach informuje, że na dany dzień:

1) od danego kontrahenta nie mamy należności,
2) wobec danego kontrahenta nie mamy zobowiązań.

Z UoR nie wynika, że można zrezygnować z potwierdzania sald zerowych. Potwierdzanie sald zerowych oprócz tego, że jest spełnieniem ustawowego obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji, to jednocześnie stanowi sprawdzenie prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych.

Potwierdzenie salda zerowego jest dla wierzyciela informacją, że należności zostały uregulowane. Jest to zasadne szczególnie w przypadku kontrahentów, z którymi w ciągu roku zawierano wiele transakcji, gdy powtarzają się te same kwoty lub gdy otrzymane przelewy nie wskazują jednoznacznie, jakiej operacji dotyczyła zapłata.

Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz. Urz. Min. Finansów z 2019 r. poz. 83): „Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem”.

Zatem to jednostka sama powinna zdecydować, jakie przyjmie rozwiązanie w zakresie inwentaryzacji sald zerowych należności. Powinno to jednoznacznie wynikać z przepisów wewnętrznych określonych przez kierownika jednostki np. w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Poniżej przykładowe zapisy z różnych instrukcji inwentaryzacyjnych:

1) Inwentaryzację należności, które na dzień bilansowy mają salda zerowe przeprowadza się metodą weryfikacji, lub
2) Nie potwierdza się sald zerowych o charakterze jednorazowym lub incydentalnym, salda te inwentaryzuje się metodą weryfikacji, lub
3) Metodą potwierdzenia sald inwentaryzuje się wyłącznie salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem. W pozostałych przypadkach inwentaryzacje przeprowadza się metodą weryfikacji.

Opracowanie: Dorota Pudło-Żylińska – Dyrektor Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin, absolwentka Uniwersytetu Szczecińskiego Wydziału Matematyczno-Fizycznego, Studium Masters
of Business Administration (MBA) oraz studiów podyplomowych z rachunkowości. Posiada certyfikat uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zdany egzamin dla kandydatów na członków rad nadzorczych spółek z udziałem Skarbu Państwa i jednostek samorządu terytorialnego. Wieloletni praktyk, z rachunkowością budżetową i finansami publicznymi związana od 1999r. Doświadczony wykładowca i szkoleniowiec z zakresu rachunkowości, sprawozdawczości i gospodarki finansowej jednostek sektora publicznego.

Zapraszamy na szkolenia online organizowane dla skarbników, głównych księgowych, pracowników wydziałów podatkowych i rachunkowo-księgowych w jednostkach samorządu terytorialnego, jednostkach organizacyjnych samorządów.

Szczegóły dotyczące szkoleń.

20 stycznia 2021	Rozliczanie Pracowniczych Planów Kapitałowych
20 stycznia 2021	Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2020 rok na przykładzie wyników kontroli RIO i NIK
21 stycznia 2021	Skuteczna likwidacja zaległości w spłacie mandatów karnych i kar porządkowych nakładanych przez straże gminne i miejskie
21 stycznia 2021	Podatek VAT w 2021 roku w praktyce. Najnowsze zmiany. Aktualne problemy
22 stycznia 2021	Egzekucja opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w praktyce
27 lutego, 6, 20, 27 marca 2021	Kurs rachunkowości budżetowej od podstaw
25 stycznia 2021	Klasyfikacja budżetowa w praktyce. Najczęstsze problemy i wątpliwości interpretacyjne
27 stycznia 2021	Sprawozdania finansowe za 2020 r. ze szczególnym uwzględnieniem informacji dodatkowej
29 stycznia 2021	Wymiar opłaty za zmniejszenie naturalnej retencji terenowej
29 stycznia 2021	Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w 2021 r.
1 lutego 2021	Akcja bilans 2020 w instytucjach kultury
1 lutego 2021	Zmiany w egzekucji administracyjnej podatków lokalnych i niepodatkowych należności publicznoprawnych
1 lutego 2021	Schematy podatkowe (MDR) w JST
4 lutego 2021	Odliczanie i korekta VAT za 2020 r.
8 lutego 2021	Sprawozdawczość finansowa JST w 2020, z uwzględnieniem stosownych ewidencji w księgach organu i urzędu JST
12 lutego 2021	Rozliczenie podatku VAT w projektach. Kwalifikowalność VAT w praktyce
15 lutego 2021	Sprawozdania finansowe za 2020 w jednostkach oświatowych w czasie epidemii
17 lutego 2021	Faktury i e-faktury w 2021 roku
18 lutego 2021	Wybrane problemy z klasyfikacji budżetowej
19 lutego 2021	Ważne zmiany w podatku VAT od stycznia 2021 r. Nowe wyroki NSA
24 lutego 2021	Ewidencja podatku VAT w JST: organ, a jednostka urząd. Praktyczne zasady rachunkowości
25 lutego 2021	Obligacje komunalne w 2021 r.