Dzięki spotkaniu Uczestnicy m.in.:

Pozyskają wiedzę o przepisach prawa regulujących budowę i stosowanie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Nabędą praktyczne umiejętności w zakresie tworzenia znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji - Jednolity rzeczowy wykaz akt
Pozyskają informacje dotyczące postępowania z dokumentacją spraw niezakończonych wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt.
Uzyskają odpowiedzi na problematyczne kwestie związane z tematem szkolenia.

 

PROGRAM

  1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją.
  2. Naruszenia stwierdzane przez UODO dotyczyły nieprawidłowych okresów przechowywania danych oraz łamania zasad ograniczonego przechowywania, integralności i rozliczalności. Wszystkie one są nierozerwalnie związane z zarządzaniem dokumentacją w jednostce organizacyjnej, w tym przede wszystkim znajomością procedur kancelaryjnych i stosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz procedury brakowania tj. rozliczania się z dokumentacja nieprzydatną w podmiocie.
  3. Treści aktów prawnych w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych:
    1. obowiązki jednostek, które wybiorą system elektronicznego zarządzania dokumentacją;
    2. obowiązki jednostek, które wybiorą system tradycyjny;
    3. EZD, a EOD i systemy dedykowane/dziedzinowe;
    4. formularze i druki kancelaryjne.
  4. Jednolity rzeczowy wykaz akt – tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji.
  5. Kwalifikacja archiwalna i kategorie archiwalne dokumentacji z uwzględnieniem wytycznych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych z 2021 r. dot. Prowadzenia dokumentacji pracowniczej, projektów unijnych, umów, PPK, itp.
  6. Instrukcja kancelaryjna - przepisy ogólne:
    1. postępowanie z dokumentacją spraw niezakończonych wytworzoną i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt;
    2. nadzór nad dokumentacją w jednostce;
    3. bezdziennikowy system kancelaryjny (spis spraw, znak sprawy, teczki rzeczowe, itp.);
    4. dokumentacja tworząca akta sprawy (znak sprawy).
  7. Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym i EZD:
    1. organizacja obiegu dokumentów;
    2. przyjmowanie, otwieranie, rejestrowanie, kontrola zawartości, przesyłek papierowych;
    3. czynności przy wpływach: przekazanych pocztą elektroniczną, elektroniczną skrzynką podawczą (ESP) i na informatycznym nośniku danych;
    4. załatwianie spraw: dekretacja, rejestracja spraw (spis spraw, znak sprawy), zakładanie teczek, redagowanie projektów pism, akceptacja, wysyłka pism w postaci papierowej i elektronicznej, rejestry przesyłek; dokumentacja spraw załatwianych ustnie, obieg wewnętrzny, dołączanie dokumentów do akt spraw;
    5. przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych;
    6. dokumentacja spraw zakończonych, skład chronologiczny i skład informatycznych nośników danych.
  8. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki lub  jednostki organizacyjnej.
  9. Tryb przekazywania dokumentacji na nośniku papierowym akt spraw zakończonych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.
  10.  Postępowanie z dokumentacją w momencie reorganizacji i likwidacji podmiotu
  11. Archiwum zakładowe, a registratura i „archiwa wydziałowe”, outsourcing archiwalny.