WAŻNE INFORMACJE:

Szkolenie jest przygotowywane dla każdej instytucji indywidualnie dla jednej grupy i realizujemy je formie, jaką Państwo wybierzecie - stacjonarnie u Państwa/stacjonarnie u nas lub online. Termin zależny od Państwa. Podczas spotkania kompleksowo omówimy obieg dokumentacji w placówce, zarządzanie dokumentacją elektroniczną, oraz m.in. kwestie dotyczące przekazywania materiałów archiwalnych elektronicznych do ADE, brakowania dokumentacji niearchiwalnych, a także umożliwienia przeprowadzania ekspertyz archiwalnych Archiwom Państwowym.

CELE I KORZYŚCI:

Zapoznanie uczestników z aktualnym porządkiem prawnym w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostce, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji elektronicznej.
Zdobycie wiedzy na temat procesów kancelaryjno-archiwalnych i obowiązującego systemu kancelaryjnego.
Przedstawienie zasad prowadzenia i archiwizacji dokumentacji elektronicznej w jednostce organizacyjnej z uwzględnieniem zasad ewidencjonowania, archiwizowania i brakowania dokumentacji zakończonej. 

PROGRAM:

  1. Dokument elektroniczny - definicja formalna i ujęcie w normatywach kancelaryjno-archiwalnych.
  2. Na czym polega elektroniczne zarządzanie dokumentacją? Rola Instrukcji kancelaryjnej i ujęcie w niej dokumentu elektronicznego.
  3. Kancelaryjny opis dokumentu elektronicznego (znak sprawy, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentu na podst. JRWA).
  4. Systemy teleinformatyczne dedykowane do realizacji określonych usług oraz spraw.
  5. Cechy obligatoryjnego w państwowych i samorządowych podmiotach bezdziennikowego systemu kancelaryjnego i jego realizacja w EZD (znakowanie i rejestracja przesyłek, znak i ewidencja spraw, kancelaryjny opis dokumentacji elektronicznej, kompletność metadanych).
  6. Rodzaje i grupy dokumentacji polegającej archiwizacji: akta spraw, składy chronologiczne odwzorowań cyfrowych i składy informatycznych nośników danych.
  7. Ile lat przechowywać daną informację? Ustalanie okresów przechowywania dokumentów elektronicznych. Standard wykazu akt z 2023 r. 
  8. Odpowiedzialność twórców dokumentów elektronicznych w procesie zarządzania informacja i obiegu dokumentacji.
  9. Porządkowanie dokumentacji elektronicznej - etapy i zasady.
  10. Jak przeprowadzić niszczenie dokumentacji elektronicznej? Realizacja procedury brakowania.
  11. Materiały archiwalne w formie elektronicznej - obowiązki twórców dokumentacji o znaczeniu trwałym.
  12. Pytania i dyskusja.

PROWADZĄCY:

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.