WAŻNE INFORMACJE O SZKOLENIU:
Szkolenie obejmuje kompleksowe zagadnienia dotyczące zarządzania dokumentacją w placówkach oświatowych, w tym jej prowadzenia, archiwizacji oraz wdrażania systemu EZD. Podczas szkolenia uczestnicy poznają obowiązujące przepisy prawne, zasady postępowania z dokumentacją oraz dobre praktyki w zakresie organizacji archiwum zakładowego.

Szkolenie skierowane jest do dyrektorów szkół, sekretarzy, archiwistów zakładowych oraz innych pracowników administracyjnych odpowiedzialnych za dokumentację placówek oświatowych.

CELE I KORZYŚCI:

  • Zdobycie wiedzy na temat prawidłowego prowadzenia dokumentacji w placówkach oświatowych,
  • Poznanie zasad archiwizacji dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  • Zrozumienie roli archiwisty zakładowego oraz jego obowiązków,
  • Wdrożenie systemu EZD i elektronicznych nośników dokumentacji,
  • Przygotowanie do kontroli i audytów archiwalnych,
  • Wypracowanie systemu zastępstw w archiwum oraz procedur udostępniania dokumentów.

PROGRAM SZKOLENIA:

  1. Podstawy prawne prowadzenia dokumentacji w placówkach oświatowych
    • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
    • Rozporządzenie MKiDN z 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji,
    • Ochrona danych osobowych w archiwizacji (RODO).
  2. Rola archiwisty zakładowego
    • Kim jest archiwista zakładowy i jakie są jego obowiązki?
    • System zastępstw w archiwum zakładowym.
    • Odpowiedzialność archiwisty i kierowników komórek merytorycznych za dokumentację wytwarzaną w jednostce organizacyjnej.
  3. Obieg dokumentacji i jej archiwizacja
    • Dualizm dokumentacji w placówkach oświatowych (nauczania i wychowania vs. administracyjna, finansowa, kadrowa).
    • Porządkowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia w archiwum i składnicy akt.
    • Porządkowanie dokumentacji w składach chronologicznych i informatycznych nośników danych.
    • Procedura zamykania spraw i segregatorów.
  4. Ewidencja i udostępnianie dokumentacji
    • Środki ewidencyjne niezbędne archiwiście – formularze i ich aktualizacja.
    • Problematyka udostępniania dokumentacji – kwerendy, wypożyczenia, ochrona informacji.
    • Wycofanie akt jako narzędzie opisane w instrukcjach archiwalnych.
  5. Kontrole i ekspertyzy archiwum państwowego
    • Uczestnicy procesu kontrolnego w jednostce organizacyjnej: szef jednostki, koordynator czynności kancelaryjnych, twórcy dokumentacji, archiwista zakładowy.
    • Identyfikacja ryzyk związanych z zarządzaniem dokumentacją.
  6. Procedura przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
    • Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania dokumentacji.
    • Wieloetapowość przekazywania dokumentacji kategorii A.
  7. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
    • Jak prawidłowo przygotować wniosek na brakowanie?
    • Procedura niszczenia dokumentacji niearchiwalnej.
  8. Skontrum zbioru dokumentacji
    • Jak przebiega i na czym polega?
    • Przygotowanie sprawozdania z działalności archiwisty zakładowego.
  9. Zarządzanie dokumentacją w systemie EZD
    • Wdrożenie systemu EZD w placówkach oświatowych.
    • Różnice między biurowością papierową a elektroniczną.
    • Organizacja pracy w środowisku hybrydowym (dokumentacja tradycyjna i elektroniczna).
  10. Podsumowanie
    • Pytania, dyskusja, wymiana doświadczeń.

ADRESACI: Szkolenie jest skierowane do pracowników sekretariatów i dyrektorów szkół wszystkich typów, przedszkoli, żłobków, referatów oświaty, centrów usług wspólnych, zespołów obsługi szkół oraz archiwistów zakładowych.