Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt w podmiocie publicznym wdrażającym EZD lub pracującym nadal w systemie tradycyjnym. Zasady opracowania, wdrożenia i stosowania

Szkolenie ma charakter praktyczny i warsztatowy - uczestnicy poznają zasady budowy dokumentów oraz sposoby ich stosowania w codziennej pracy, zarówno w systemie tradycyjnym, jak i przy elektronicznym zarządzaniu dokumentacją. Szczególna uwaga zostanie poświęcona przyjmowaniu, rejestracji, dekretowaniu i wysyłaniu korespondencji, a także właściwemu prowadzeniu i archiwizowaniu spraw. Na przykładach wzorów instrukcji kancelaryjnej i JRWA prowadząca pokaże również, jak  opracowywać zmiany i uzupełnienia oraz jak przeprowadzić proces ich uzgadniania z archiwami państwowymi.

• Pozyskanie wiedzy na temat przepisów regulujących opracowanie i stosowanie instrukcji kancelaryjnej oraz JRWA. 
• Nabycie praktycznych umiejętności opracowywania i aktualizowania normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, w tym dokonywania zmian i uzupełnień. 
• Uporządkowanie zasad postępowania z dokumentacją, od jej przyjęcia i rejestracji, przez dekretację i prowadzenie spraw, aż po wysyłanie, przechowywanie i archiwizację. 
• Poznanie zasad tworzenia i stosowania JRWA, w tym klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz właściwego posługiwania się wykazem akt. 
• Otrzymanie praktycznych wskazówek dotyczących funkcjonowania dokumentacji w systemie tradycyjnym i elektronicznym zarządzaniu dokumentacją, z uwzględnieniem różnych kanałów wpływu i wysyłania korespondencji.

1. Obowiązujący stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją w podmiotach publicznych.
2. Co to są normatywy kancelaryjne i archiwalne? Zakres podmiotowy i przedmiotowy.
3. Tryb wprowadzania instrukcji kancelaryjnej oraz JRWA w porozumieniu z archiwami państwowymi.
4. Podstawy budowy instrukcji kancelaryjnej dla samorządowych jednostek organizacyjnych i omówienie jej zawartości na przykładowych wzorach:
a. przepisy ogólne – system kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system tradycyjny, EZD);
b. przyjmowanie korespondencji (poczta tradycyjna, ePUAP, doręczenia elektroniczne, 
e-mail), jej rejestracja i przekazywanie do obiegu wewnętrznego;
c. składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych;
d. dekretacja korespondencji;
e. rejestracja i załatwianie spraw;
f. projektowanie, akceptowanie i podpisywanie pism wychodzących i wewnętrznych;
g. wysyłanie korespondencji (poczta tradycyjna, doręczenia elektroniczne, ePUAP, e-mail);
h. przechowywanie i archiwizacja dokumentacji.
5. Podstawy budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt i metodyka jego opracowania oraz dokonywania w nim zmian na przykładowych wzorach:
a. klasyfikacja dokumentacji w ramach systemu dziesiętnego;
b. kwalifikacja dokumentacji;
c. wykaz akt jako podstawa wskazywania wyjątków od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych.

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych w szczególności osoby odpowiedzialne za opracowanie i uzgodnienie z archiwami państwowymi instrukcji kancelaryjnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści, osoby na co dzień prowadzące sekretariaty i kancelarie.

Doktor nauk humanistycznych, ekspert, doradca, analityk z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, systemów workflow, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, archiwizacji dokumentacji; doświadczony trener na licznych kursach i szkoleniach oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; autorka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka książek: „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją z uwzględnieniem e-doręczeń” (Warszawa 2025), „Dokumentacja wewnętrzna w instytucjach kultury” (Warszawa 2019) i „Vademecum dyrektora instytucji kultury” (Warszawa 2025).