Instrukcja kancelaryjna i JRWA – obieg i archiwizacja dokumentów w urzędzie

PROGRAM I KARTA ZGŁOSZENIA

SPRAWDŹ NASZE WAKACYJNE CENY NA SZKOLENIA 

SPECJALNE WAKACYJNE PAKIETY PROMOCYJNE
„WCZEŚNIEJ=TANIEJ”, „RAZEM=TANIEJ”, „Z PRZYJACIELEM”

Więcej informacji: Wakacje z FRDL- nasze szkolenia w letnich cenach

Ważne informacje o szkoleniu

Szkolenie ma na celu poznanie zasad prowadzenia dokumentacji w Urzędzie zarówno w systemie tradycyjnym (papierowym) jak też tradycyjnym przy wsparciu systemów elektronicznych czy też samego elektronicznego obiegu. Pozwoli to na ustalenie wad i zalet systemu EZD oraz systemu tradycyjnego i przygotować się do nieuchronnych zmian. W czasie szkolenia będzie można nauczyć się bądź przypomnieć jakie są zasady pisowni pism urzędowych i nowe trendy dotyczące tego tematu, w tym zasady podpisywania pism podpisem elektronicznym. Dla początkujących urzędników ważnym elementem szkolenia z pewnością będzie nauka zakładania spraw, w tym podteczek, teczek przedmiotowych, podmiotowych czy zbiorczych, opisywanie teczek, w których przechowywana jest dokumentacja, prowadzenia spisu spraw, czy po prostu kwalifikowanie co jest sprawą, co nią nie jest, co zrobić z e-mailem, zwykłym listem czy przesyłką elektroniczną. Szkolenie z instrukcji to również ważne szkolenie dla koordynatorów czynności kancelaryjnych w Urzędzie, czy nowych pracowników, którym przyda się nauka przygotowania prowadzonej dokumentacji w celu przekazania jej do archiwum zakładowego. Ze względu na zmiany w przepisach prawnych na szkoleniu poruszane będą również sprawy związane z e-doręczeniami, archiwizacją dokumentacji pracowniczej, jak też ochrony danych osobowych znajdujących się na stanie archiwum zakładowego i obowiązkach z tym związanych osób prowadzących archiwa.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści
  • Poznanie czynności kancelaryjnych w Urzędzie.
  • Ujednolicenie ich wykonywania, zapoznanie pracowników ze zmianami dokonującymi się aktualnie w tym zakresie.
  • Zapoznanie pracowników urzędu z przepisami instrukcji kancelaryjnej.
  • Omówienie zasad postępowania z dokumentacją zakończoną, standardy porządkowania i ewidencjonowania oraz przekazywania do archiwów państwowych.
  • Analiza realizacji czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym wspomaganym elektronicznie lub w EZD.
zwiń
rozwiń
Program

I. Podstawowe przepisy Instrukcji kancelaryjnej.

  1. Najważniejsze definicje/określenia użyte w instrukcji.
  2. Rejestracja wpływów do urzędu.
  3. Znakowanie spraw.
  4. Sposób rejestracji spraw (w tym prowadzenie spisu spraw, zakładania teczek aktowych, prowadzenie teczek zbiorczych, przedmiotowych i podmiotowych – ich praktyczne stosowanie).
  5. Elementów pisma załatwiającego sprawę oraz egzemplarz a/a), stosowanie formuły „otrzymują/do wiadomości”.
  6. Postępowanie z przesyłkami wpływającymi do urzędu w postaci elektronicznej (przesyłki wpływające do urzędu na informatycznym nośniku danych, drogą poczty elektronicznej, e-PUAP).
  7. Stosowanie pieczęci w urzędzie.
  8. Dekretacja.
  9. Akceptacja wielostopniowa.
  10. Jednolity rzeczowy wykaz akt (budowa i praktyczne stosowanie).
  11. Archiwizacja dokumentacji zakończonej, standardy porządkowania, ewidencjonowania, technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych.
  12. Przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a stosowanie instrukcji kancelaryjnej, w szczególności w części dotyczącej jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikator dokumentacji tj.: budowa wykazu akt, podstawowe zasady rozbudowy/zmian w wykazach akt, kwalifikator dokumentacji jako forma uzupełnienia wykazu akt.
  13. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych.
  14. Ochrona danych osobowych w archiwum zakładowym.
  15. E-doręczenia.

II. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentem w świetle nowych praktyk wykorzystywania systemu EZD
 jako systemu wspomagającego system tradycyjny.

  1. Zasady korespondencji dwutorowej: tradycyjnej i elektronicznej w jednej sprawie.
  2. Elektroniczny obieg a obieg papierowy.
  3. Wykorzystanie ePUAP -u w elektronicznej skrzynce podawczej oraz podpisu elektronicznego.
  4. Potwierdzanie za zgodność dokumentów elektronicznych oraz weryfikacja podpisu elektronicznego, stosowanie pieczęci w tym zakresie.
  5. Problemy z terminowością załatwianych spraw za pośrednictwem ePUAP -u a UPO – (tematyka związana z powtarzającymi się awariami systemu).

 III. Zmiany w przepisach Kodeksu Pracy dotyczące czynności kancelaryjnych.

zwiń
rozwiń
Adresaci

Pracownicy kancelarii i sekretariatów, działów organizacyjnych, koordynatorów czynności kancelaryjnych, osoby odpowiedzialne za dokumentację w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Były, wieloletni pracownik Urzędu Wojewódzkiego – zastępca kierownika Oddziału Kontroli. Od 2009 roku pracowała na stanowisku Kierownika Referatu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Białymstoku, gdzie obecnie piastuje stanowisko Zastępcy Dyrektora Departamentu Organizacyjnego i Nadzoru. W Urzędzie Miejskim między innymi odpowiadała za wdrożenie nowej instrukcji kancelaryjnej. W ramach obowiązków, na co dzień zajmuje się kontrolą przestrzegania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników Urzędu oraz obiegu dokumentów w urzędzie w tym obiegu elektronicznego, nadzorem nad Kancelarią Ogólną Urzędu oraz nadzorem nad Archiwum Zakładowym Urzędu. W ramach nadzoru zajmuje się też zadaniami związanymi z organizacją Urzędu (regulaminy, procedury, informacja publiczna, zarządzenia, interpelacje radnych itp.). Przeprowadza systematycznie szkolenia urzędników z zakresu realizacji zadań związanych z obiegiem dokumentów i stanowi wsparcie dla koordynatora czynności kancelaryjnych. Wykładała w Wyższej Szkole Administracji Publicznej w Białymstoku w zakresie kontroli w administracji publicznej oraz wiedzy na temat instrukcji kancelaryjnej jednostek administracji publicznej

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 305 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać poprzez formularz zgłoszenia na www.okst.pl lub mailem na adres: szkolenia@okst.pl do 5 sierpnia 2021 r.