KSeF w praktyce w JSFP. Przygotowanie do wdrożenia faktury ustrukturyzowanej w 2025 roku – zagadnienia podatkowe i techniczne. Lubelskie Forum Skarbników

Szanowni Państwo, 
Skarbnicy, kierownicy jednostek, główni księgowi, księgowi, pracownicy wystawiający faktury, wszyscy zainteresowani poznaniem zasad i praktycznych rozwiązań w zakresie funkcjonowania i pracy w KSeF

FRDL Lublin zapraszaj do udziału w STACJONARNEJ sesji szkoleniowo-konsultacyjnej w ramach Forum Skarbników Województwa Lubelskiego 

KSeF W PRAKTYCE w JSFP w 2025. Przygotowanie do wdrożenia faktury ustrukturyzowanej – zagadnienia podatkowe i techniczne

Po przeprowadzonych w ostatnim okresie konsultacjach pojawiła się propozycja zmiany przepisów w za-kresie KSeF, która jest obecnie procedowana, w tym m.in. wprowadzenie możliwości przesyłania załączników do faktur w ramach KSeF i nowa wersja schemy FA(3). Należy podkreślić, że wśród zmian nie ma przesunięcia terminu, co oznacza, że KSeF zacznie obowiązywać w zależności od wartości sprzedaży od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. Nie zmienił się również krąg podmiotów zobowiązanych do jego wdrożenia – nadal obejmuje on jednostki samorządu terytorialnego i nic nie przemawia za tym, aby miało być inaczej. Działania podjęte przez ustawodawcę są wyraźnym sygnałem, że Polska nie rezygnuje z wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania i temat ten jest jak najbardziej aktualny. 

Oficjalne testy ministerialne KSeF planowane są na trzeci i czwarty kwartał 2025 roku, a więc wszystkie przygotowania warto zakończyć przed tą datą. Aby dobrze się na to przygotować, powinno się rozpocząć działania już w pierwszym kwartale od analizy swoich procesów związanych z obiegiem faktur kosztowych. To pozwoli zidentyfikować, które obszary wymagają dostosowania do nowych reguł. Pamiętaj-my, że wdrożenie e-faktur to duża szansa na dodatkowe usprawnienia w procesach związane z możliwością wykorzystania danych, które można automatycznie odczytać i wykorzystać, np. do pełnej automatyzacji de-kretacji faktury w przedsiębiorstwie.
W drugim kwartale 2025 roku warto będzie wdrożyć niezbędne zmiany w procesach, np. zdecydować o sposobie dystrybucji faktur lub wskazać, czy i które dane z e-faktury mają być odwzorowane na formularzu. W drugim kwartale warto będzie też dostosować wykorzystywane narzędzia IT do e-fakturowania, co w praktyce oznacza przygotowanie ich do integracji z KSeF, aby w pełni zautomatyzować proces przesyłania i odbierania faktur z sytemu.
Warto uświadomić sobie, że jednego dnia z KSeF zaczną korzystać obowiązkowo wszyscy podatnicy – nie tylko JST, co będzie generować ryzyko napotkania trudności – zwłaszcza technicznych – na początkowym etapie funkcjonowania systemu. Projektowane zmiany nie rozwiążą wszystkich problemów związanych z wdrożeniem KSeF. Tym samym, z uwagi na złożoność procesu i związane z tym wyzwania, warto rozpocząć działania wdrożeniowe z odpowiednim wyprzedzeniem - cały proces może bowiem zająć dużo więcej czasu niż mogłoby się wydawać. W konsekwencji, im wcześniej podejmą Państwo odpowiednie kroki, tym mniej-sze ryzyko napotkania trudności w dniu, w którym system stanie się obowiązkowy. 

Nie czekaj z przygotowaniami! Pamiętaj, że KSeF w formie dobrowolnej funkcjonuje już teraz 
i nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć z niego korzystać wcześniej.
 

• Zapoznanie z tematyką faktur ustrukturyzowanych w jsfp, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego i ich jednostkach podległych. 
• Omówienie nowego systemu Krajowego Systemu e- Faktur i poznanie planowanych, istotnych zmian w zakresie jego użytkowania. Wyjaśnienie, czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana oraz wskazanie, jak działa system.
• Zwrócenie uwagi na czynności, które należy podjąć, aby odpowiednio przygotować się do implementacji systemu w jednostce i wdrożyć w jego obsługę pracowników, odpowiedzialnych za realizację tego zadania.
• Nabycie umiejętności dotyczących wypracowania właściwych, niezbędnych rozwiązań w zakresie przystąpienia jednostki do KSeF. 
• Wskazanie zasad wytwarzania i uwierzytelniania faktur.
• Omówienie zmian w ustawie o VAT wdrażające fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową po nowelizacji z 2025 r.
• Analiza kwestii technicznych i praktycznych dotyczących struktury JPK-FA, podstawowych formatów i części faktury wraz z ich objaśnieniem – wskazanie na konkretnych przykładach, uzyskanie praktycznych porad i wskazówek.
• Możliwość konsultacji kwestii problemowych, wyjaśnienia wątpliwości i uzyskanie odpowiedzi na pytania, zadane podczas zajęć.
 

1. Faktura ustrukturyzowana:
• Czym jest faktura ustrukturyzowana? faktura ustrukturyzowana, a faktura elektroniczna.
• Faktura ustrukturyzowana jako jeden ze sposobów wystawienia faktury – aktualne regulacje prawne.
• Wytworzenie i wystawienie faktury ustrukturyzowanej – rozróżnienie pojęć.
• Wysyłka faktur do KSeF – Aplikacja Kliencka MF i wykorzystanie programów finansowo – księgowych.
• Numer referencyjny nadawany przez KSeF, omówienie wzoru UPO.
• Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
• Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych – stosowanie mechanizmu w okresie dobrowolności faktury.
2. Krajowy System e-Faktur:
• Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
• Nadawanie uprawnień do wysyłki i odbioru faktur.
• Uwierzytelnienie faktury – czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
• Archiwizacja faktur w systemie.
• Konto podatnika – możliwość tworzenia subkont dla członków grup VAT i jednostek samorządu terytorialnego.
• Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
• Zachęty do stosowania faktur ustrukturyzowanych przed wejściem w życie faktury jako obowiązkowej.
3. Zmiany w ustawie o VAT wdrażające fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową po nowelizacji z 2025 r.:
• Data wejścia w życie faktury ustrukturyzowanej jako obowiązkowej.
• Faktura dla osoby fizycznej.
• Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
• Faktura do paragonu.
• Faktura korygująca/nowa korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej.
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.
• Faktura ustrukturyzowana w obrocie międzynarodowym.
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEWów).
• Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
• Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
• Zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
• Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury.
4. Struktura logiczna JPK-FA (3):
• Podstawowy format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
• Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa i Stopka.
• Omówienie konkretnych przykładów faktury.
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
• Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pół dodatkowych takich jak GTU, TP, Adnotacje.
• Możliwość dołączenia załączników do faktury.
• Wiersze faktury i unikalny numer wiersza faktury.
5. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej:
• Plan wdrożenia – analiza możliwości technicznych, określenie nieprawidłowości w działaniu systemu księgowego.
• Wdrożenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
• Wyznaczenie i szkolenie pracowników – zasady wytwarzania i uwierzytelniania faktur.
6. Pytania i odpowiedzi.
 

Skarbnicy, główni księgowi, księgowi, pracownicy służb finansowo-księgowych JST, jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, zajmujący się rozliczaniem podatku VAT woj. lubelskiego

Prawniczka, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, z kilkunastoletnim doświadczeniem pracy w ogólnopolskich spółkach doradztwa podatkowego, trenerka publikujący w ogólnopolskich czasopismach i eksperckich portalach internetowych. Od października 2014 r. członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych, z nadanymi uprawnieniami zawodowymi doradcy podatkowego, specjalizujący się w zakresie podatku VAT, PIT, podatku od nieruchomości i postępowań podatkowych.