Postępowanie administracyjne z elementami instrukcji kancelaryjnej

Proponowane szkolenie dotyczy zasad załatwienia sprawy administracyjnej od początku (wpływu wniosku, wszczęcia postępowania z urzędu) aż do wydania decyzji, albo załatwienia sprawy w inny sposób. Jego unikatowy charakter polega na połączeniu procedury administracyjnej i zasad prowadzenia dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną w takim zakresie, jaki niezbędny jest każdemu pracownikowi urzędu. Na szkoleniu uczestnicy dowiedzą się lub przypomną sobie, kto jest stroną w postępowaniu, jaki mają termin na załatwienie sprawy, co zrobić z e-mailem, czy można składać dokumenty w formie skanu, kiedy uznać pismo za doręczone, kiedy sporządzić protokół, a kiedy notatkę służbową. Szkolenie obejmie również czynności kancelaryjne, które wykonuje każdy urzędnik: założenie i prowadzenie akt sprawy, nadawanie znaków spraw i kwalifikację archiwalną. Wskażemy kiedy można oddać akta do archiwum i jakie muszą one spełniać wymogi. Ze względu na zmiany w przepisach prawnych na szkoleniu poruszane będą również sprawy związane z e-doręczeniami.

• uzyskanie lub uporządkowanie wiedzy w zakresie procedury administracyjnej,
• nabycie umiejętności załatwienia sprawy w terminie i zgodnie z przepisami,
• poznanie zasad postępowania z pismami wpływającymi do urzędu i wytwarzanymi w urzędzie,
• omówienie postępowania z dokumentacją, zarówno w systemie tradycyjnym, jak i EZD,
• analiza czynności kancelaryjnych, wykonywanych przez pracowników, ze wskazaniem najczęściej występujących w tym zakresie nieprawidłowości.

1. Zagadnienia podstawowe postępowania administracyjnego:

1. zasady ogólne prowadzenia postępowania i ich znaczenie;
2. organ prowadzący postępowanie; wyłączenie pracownika;
3. strona postępowania, pełnomocnicy.

2. Terminy i doręczenia:

1. terminy – rodzaje terminów, obliczanie terminów;
2. terminy załatwiania spraw, ponaglenie;
3. doręczenia w postępowaniu administracyjnym;
4. nowe zasady doręczeń wynikające z ustawy o doręczeniach elektronicznych.

3. Postępowanie w pierwszej instancji:

1. wszczęcie postępowania z urzędu i na wniosek;
2. podanie, wniesienie podania w formie elektronicznej;
3. braki podania, pozostawienie bez rozpoznania; uzupełnienie braków formalnych;
4. dalsze czynności w postępowaniu;
5. poświadczenie dokumentu „za zgodność”;
6. udostępnianie akt;
7. sporządzanie protokołów, notatki służbowe.

4. Rozstrzygnięcia i postępowanie odwoławcze:

1. decyzja, milczące załatwienie sprawy;
2. umorzenie postępowania;
3. postanowienia;
4. środki odwoławcze, zrzeczenie się prawa do odwołania;
5. decyzja ostateczna i prawomocna.

5. Czynności kancelaryjne a postępowanie administracyjne:

1. Podstawowe pojęcia kancelaryjne i archiwalne;
2. Czynności kancelaryjne pracownika merytorycznego;
3. Prowadzenie akt postępowania;
4. Kwalifikacja archiwalna, ocena okresu przechowywania akt.

6. Porządkowanie dokumentacji i przekazywanie jej do archiwum:

1. archiwizacja dokumentacji elektronicznej;
2. porządkowanie i archiwizacja dokumentacji papierowej;
3. spisy zdawczo – odbiorcze;
4. brakowanie dokumentów.

7. Dyskusja, odpowiedzi na pytania.

Szkolenie skierowane jest do pracowników, zatrudnionych od niedawna w administracji państwowej, w szczególności w jst i ich jednostkach organizacyjnych, którzy w codziennej pracy wydają decyzje administracyjne oraz prowadzą dokumentację spraw w trakcie postępowania administracyjnego. Szkolenie dedykujemy także pracownikom merytorycznym, z pewnym doświadczeniem zawodowym, chcącym uaktualnić lub utrwalić swoją wiedzę w zakresie omawianej tematyki.

Radca prawny m.in. Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego z wieloletnim doświadczeniem szkoleniowym. Autorka książki “Legislacja w jednostkach samorządu terytorialnego”. Stały współpracownik FRDL w Szczecinie, wykładowca na zajęciach dla aplikantów prawa, współpracuje z wieloma jednostkami samorządowymi.