Elektroniczne zarządzanie dokumentacją - wdrażanie i sposób funkcjonowania

• W kontekście wdrażania doręczeń elektronicznych oraz projektowanych zmian w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także w ustawie o informatyzacji, każdy urząd publiczny powinien właściwie przygotować się do pełnego i prawidłowego wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
• Podczas proponowanego szkolenia prowadząca zapozna uczestników z aspektami prawnymi, organizacyjnymi i technicznymi przechodzenia urzędu, jak i każdego innego podmiotu publicznego, z tradycyjnego obiegu dokumentacji do elektronicznego obiegu (zarządzania) dokumentacją oraz metodami pracy kancelaryjnej w obu systemach wykonywania czynności kancelaryjnych.

• Pozyskanie wiedzy o przepisach prawa dotyczących zarządzania dokumentacją oraz o obowiązujących systemach wykonywania czynności kancelaryjnych (EZD i system tradycyjny).
• Zapoznanie się z metodyką postępowania z dokumentacją w EZD i w systemie tradycyjnym.
• Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania podmiotu publicznego do wdrożenia systemu EZD oraz co do oceny, czy dany system spełnia wymagania dla systemu EZD.
• Pozyskanie wiedzy o tym, jak rozróżniać systemy EZD od systemów dziedzinowych.
• Możliwość konsultacji problemowych kwestii dotyczących praktycznego stosowania przepisów w zakresie zasad wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją.

1. Aspekty prawne i organizacyjne przy wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją:
• Obowiązek prawny w zakresie dokumentowania i archiwizacji przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
• Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny, Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, systemy dziedzinowe.
• Znaczenie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
2. Wdrażanie systemu klasy EZD:
• Wymagania wobec systemu klasy EZD, m.in. integracja z systemem doręczeń elektronicznych, systemem ePUAP, pocztą elektroniczną.
• Wdrażanie systemu klasy EZD – aspekty techniczne, etapy wdrożenia, szkolenia.
• Przegląd i dostosowanie wewnętrznych regulacji podmiotu przed wdrożeniem systemu.
• Wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków – aspekty prawne i praktyczne.
• Organizacja składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych.
• Rozwijanie funkcjonalności systemu klasy EZD i integracja z innymi systemami teleinformatycznymi (dziedzinowymi i innymi).
3. Zasady pracy kancelaryjnej w ramach Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym ze wspomaganiem systemu klasy EZD:
• Przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów w różnej postaci w tym otrzymywanych pocztą elektroniczną, przez ePUAP, w ramach doręczeń elektronicznych.
• Tworzenie i obsługa składów (chronologicznych i informatycznych nośników danych).
• Zasady dekretacji, w tym dekretacji zastępczej.
• Obsługa sprawy elektronicznej i sprawy tradycyjnej.
• Tworzenie pism i ich akceptacja.
• Podpisywanie pism.
• Wysyłanie pism w różnej postaci i różnymi drogami komunikacji (ePUAP, e-mail, operator pocztowy, kurier, portal, doręczenia elektroniczne).
• Udostępnianie lub przekazywanie elektronicznych akt spraw (paczka eADM, paczka archiwalna).
4. Podsumowanie, odpowiedzi na pytania.

Pracownicy administracji publicznej odpowiedzialni za organizowanie procedur wewnętrznych, koordynowanie czynności kancelaryjnych, archiwizację dokumentacji oraz postępowanie z dokumentacją w postaci elektronicznej.

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2023).