Podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna w pracy urzędu w aspekcie Ustawy o e-doręczeniach

• Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza przepisy dotyczące:
- obowiązkowego korzystania z doręczeń elektronicznych przez jednostki administracji publicznej,
- wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w procesach doręczania pism drogą elektroniczną.
Podpis elektroniczny zapewnia tożsamość osoby składającej podpis na dokumencie, co jest kluczowe w procesach administracyjnych i prawnych. Pieczęć elektroniczna służy do uwierzytelniania dokumentów urzędowych, które nie wymagają podpisu konkretnej osoby, lecz są autoryzowane przez instytucję. Oba narzędzia mają moc prawną równą tradycyjnym podpisom i pieczęciom, co pozwala na prowadzenie pełnej komunikacji elektronicznej w zgodzie z prawem.
• Podczas proponowanego szkolenia wskażemy krok po kroku, jak w prawidłowy sposób stosować oraz weryfikować podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczną w kontekście zbliżającego się wejścia w życie Ustawy o e-doręczeniach.

• Zapoznanie się z rodzajami podpisu elektronicznego oraz pieczęci elektronicznej i prawidłowością ich zastosowania.
• Nabycie umiejętności prawidłowej weryfikacji podpisów złożonych na dokumencie.
• Zdobycie wiedzy, jak postępować, gdy pojawia się informacja o podpisie nieprawidłowym, nieważnym oraz o braku możliwości weryfikacji.
• Zapoznanie się z metodami podpisywania dokumentów w systemie e-doręczenia oraz zrozumienie, dlaczego jest to ważne.
• Uzyskanie odpowiedzi między innymi na pytania:
- Kiedy stosować podpis i pieczęć elektroniczną?
- Jak podpisywać dokumenty podpisem kwalifikowanym?
- W jaki sposób weryfikować podpis elektroniczny i co w przypadku braku możliwości jego weryfikacji?
- Jak wykorzystać podpis zewnętrzny i zaufany w e-doręczeniach?

1. Podstawa prawna zastosowania podpisów i pieczęci elektronicznych:
• Doręczanie dokumentów elektronicznych. W jakich sytuacjach ma zastosowanie elektroniczna skrzynka podawcza lub skrzynka do e-doręczeń?
• Zakres niezbędnych informacji do opublikowania na stronach podmiotowych Biuletynów Informacji Publicznej.
• Kiedy stosujemy podpisy i pieczęcie elektroniczne.
• Sporządzanie pism w formie dokumentów elektronicznych.
• Sporządzanie kopii pism otrzymanych w postaci elektronicznej.
• Wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami realizującymi zadania publiczne.
2. Podpisywanie dokumentów i weryfikacja poprawności podpisów:
• Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym.
• Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym w plikach formatu PDF.
• Podpisywanie wielu dokumentów.
• Weryfikacja podpisu – sposoby.
• Negatywna weryfikacja podpisu - sposób postępowania, skutki.
• Brak możliwości weryfikacji podpisu - sposób postępowania, skutki.
• Podpisywanie dokumentów na platformie.
• Weryfikacja dokumentów.
• Podpisywanie Podpisem Zaufanym.
• Weryfikacja Podpisu Zaufanego.
• Przedłużanie ważności i unieważnianie Podpisu Zaufanego.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – zastosowanie.
• Weryfikacja ważności pieczęci elektronicznej.
• Podpisywanie dokumentów w e-doręczeniach – w jaki sposób?
• Podpisywanie podpisem zewnętrznym w e-doręczeniach.
• Podpisywanie Podpisem Zaufanym w e-doręczeniach.
3. Przykłady zastosowania podpisu i pieczęci w praktyce.
4. Posumowanie, pytania i odpowiedzi.

Szkolenie jest skierowane do szerokiego grona pracowników JST, aby zapewnić kompleksowe wdrożenie narzędzi cyfrowych i przygotowanie urzędów do wymogów Ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Zapraszamy kadrę zarządzającą JST, sekretarzy, pracowników sekretariatów, kancelarii, referencji, specjalistów do spraw cyfryzacji i informatyki, pracowników posługujących się podpisem elektronicznym lub pracujących w systemach EZD, SOD, EPUAP2, e-doręczenia.

Ekonomista, informatyk, coach, trener, nauczyciel akademicki. 33 lata praktyki w administracji rządowej i ponad 15 lat współpracy z administracją samorządową. Analityk biznesowy systemu klasy eZD, wdrożeniowiec. Ekspert dokumentowania zadań realizowanych w administracji. Od 15 lat - wdrażanie systemów zarządzania dokumentacją, szkolenia z elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, w tym z obsługi systemów, tworzenia procedur związanych z obiegiem dokumentów w organizacji, instrukcji kancelaryjnej, archiwistyki, redagowania pism urzędowych, obsługi Platformy ePUAP, ochrony danych osobowych w tym polityk bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania korupcji i zapobieganiu zjawiskom niepożądanym (w tym mobbing).