Gospodarka kasowa i gospodarka drukami ścisłego zarachowania w jednostkach samorządu terytorialnego. Limity płatności gotówkowych obowiązujące w 2025 r. Kogo dotyczą ograniczenia i jakie mogą być konsekwencje zapłaty gotówką w kasie urzędu gminy?

• Praca na stanowisku kasowym wiąże się z odpowiedzialnością materialną, terminowością oraz wyjątkową skrupulatnością w prowadzeniu dokumentacji kasowej. Od osoby na tym stanowisku jest wymagana także umiejętność rozpoznawania fałszywych znaków pieniężnych. Proponowane szkolenie dostarczy wiedzę niezbędną do realizowania obowiązków przez pracowników, zajmujących się na co dzień obsługą kasową w urzędach administracji samorządowej i ich jednostkach organizacyjnych.
   
• Podczas zajęć zostaną omówione najczęściej popełniane błędy, w tym takie, które w porę niewyeliminowane, mogą doprowadzić do nadużyć w obrocie gotówkowym. Prowadząca wskaże również zasady postępowania w przypadku wystąpienia incydentu przyjęcia fałszywych banknotów pieniężnych lub dokonywania transakcji, budzącej podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

• Poznasz aktualne zasady dot. limitów dokonywania płatności gotówkowych, dowiedzą się, jakie mogą być konsekwencje przyjęcia w kasie wpłaty gotówkowej powyżej określonych limitów, z jakich przepisów wynikają ograniczenia w przyjmowaniu wpłat gotówkowych, których wpłacających dotyczą limity wpłat gotówkowych.
   
• Uzyskasz odpowiedzi na poniższe pytania:
  - Kto może dokonywać wpłat w kasie jednostki organizacyjnej w gotówce? Od kogo i dlaczego wpłaty gotówkowe nie powinny być przyjmowane?
  - Kto może w jednostce organizacyjnej samorządu terytorialnego być kasjerem - czy pracownik musi posiadać szczególne kwalifikacje, udokumentowane kursy, szkolenia itp.
  - Jak postąpić w przypadku przyjęcia do kasy fałszywego znaku pieniężnego?
  - Czy kasjer jednostki organizacyjnej powinien przyjąć od klienta zniszczony lub uszkodzony znak pieniężny?
  - Jak archiwizować i likwidować dokumenty kasowe? Jak długo należy je przechowywać? Kiedy i na jakich zasadach i przez kogo dokumenty mogą zostać zlikwidowane? Czy na dowód likwidacji dokumentacji kasowej jednostka powinna otrzymać lub sporządzić stosowny dokument? 
  
  Otrzymasz obszerne materiały szkoleniowe, w tym wzory instrukcji dotyczących: gospodarki kasowej, gospodarki drukami ścisłego zarachowania oraz instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia przestępstwa prania pieniędzy. Ponadto do materiałów dołączone zostaną przydatne wzory m.in. protokół kontroli kasy, oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej, przyjęcia i przekazania policji fałszywego banknotu i inne.

1. Omówienie przepisów prawa regulujących funkcjonowanie gospodarki kasowej w jednostkach sektora finansów publicznych: 
• Ustawa o finansach publicznych.
• ustawa o rachunkowości.
• Przepisy w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.
• Przepisy ordynacji podatkowej – kto może dokonywać płatności podatków w formie gotówkowej, a kto musi płacić bezgotówkowo?
2. Obowiązki i odpowiedzialność kasjera za zgodne z przepisami prowadzenie kasy w jednostce:
• Kto może być kasjerem i jakie wymogi formalne można stawiać pracownikowi zatrudnianemu na stanowisko kasjera?
• Czy należy wymagać od kasjera np. umiejętności rozpoznawania fałszywych znaków pieniężnych? 
• Jak prawidłowo przyjmować i przekazywać obowiązki na stanowisku kasowym?
• Odpowiedzialność materialna kasjera – sporządzanie dokumentów dot. powierzenia odpowiedzialności materialnej. 
• Jak skutecznie kasjer może bronić się od ponoszenia odpowiedzialności materialnej?
3. Aktualne zasady w zakresie limitów płatności gotówkowych. Obowiązki i odpowiedzialność kasjera lub/i osoby nadzorującej jego pracę za przestrzeganie wymogów, wynikających z art. 83 ustawy z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu:
• Kiedy przyjmowanie wpłaty gotówkowej w kasie można uznać jako podejrzenie prania pieniędzy? 
• Obowiązek opracowania instrukcji postępowania na wypadek sytuacji podejrzenia przestępstwa prania pieniędzy.
• Praktyczne przykłady – kiedy w obszarze gospodarki kasowej może dojść do naruszenia zapisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu?
4. Kontrola i nadzór nad prowadzeniem kasy:
• Bieżące czynności kontrolne.
• Kto i jak często powinien kontrolować kasę?
• Odpowiedzialność za nadzór i kontrolę głównego księgowego i kierownika jednostki.
• Dokumentowanie kontroli kasy, adnotacje, protokoły.
5. Regulacje wewnętrzne w zakresie gospodarki kasowej:
• Instrukcja gospodarki kasowej.
• Jakie zagadnienia powinna regulować?
• Instrukcja wzory druków i dokumentów, stosowanych przy przyjmowaniu i wypłacaniu gotówki do i z kasy, wzory dokumentów o powierzeniu odpowiedzialności materialnej.
6. Omówienie wybranych zagadnień związanych z przyjmowaniem wpłat do kasy i dokonywaniem wypłat:
• Przyjmowanie wpłat należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych.
• Jak prawidłowo sporządzić dokument wpłaty, formalne wymogi, które spełnić powinno pokwitowanie wpłaty.
• Na podstawie jakich dokumentów dokonywane są zwroty nadpłat w kasie? 
• Wypłaty i rozliczanie zaliczek udzielanych pracownikom, pogotowie kasowe.
7. Postępowanie w przypadku przyjęcia do kasy fałszywego znaku pieniężnego:
• Komu należy zgłosić incydent o przyjęciu fałszywego znaku pieniężnego? 
• Zgłoszenie i przekazanie fałszywego znaku pieniężnego policji, sporządzenie odpowiednich dokumentów.
• Czy i jak często kasjerzy powinni być szkoleni w zakresie rozpoznawania fałszywych znaków pieniężnych? 
• Czy kasjer może i w jakich okolicznościach ponosić odpowiedzialność karną w związku z przyjęciem fałszywego znaku pieniężnego?
8. Sposób postępowania i regulacje prawne w zakresie wymiany zniszczonych lub uszkodzonych znaków pieniężnych:
• Czy można odmówić przyjęcia wpłaty do kasy jednostki zniszczonym banknotem? 
• Na podstawie jakich przepisów i który podmiot może dokonać wymiany zniszczonych pieniędzy?
9. Postępowanie w przypadku wystąpienia niedoborów lub nadwyżek i sposoby zapobiegania takim zjawiskom:
• Kiedy kasjer będzie odpowiadał materialnie za niedobór kasowy?
• Czy i w którym momencie kasjer powinien złożyć oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej?
• Czy kasjer może i w jakich okolicznościach uniknąć odpowiedzialności materialnej za ewentualny niedobór kasowy?
10. Inwentaryzacja kasy - rozliczenie ewentualnych różnic, protokół inwentaryzacji.
11. Najczęściej występujące błędy i nieprawidłowości w gospodarce kasowej z uwzględnieniem zarzutów stawianych w tym zakresie przez organy kontroli:
• Jak zapobiegać nieprawidłowościom?
• Jakie powtarzające się „drobne” błędy kasjera mogą doprowadzić do poważnych nieprawidłowości?
12. Pomieszczenie kasy:
• Gdzie powinno być zlokalizowane?
• Jakie powinno spełniać normy bezpieczeństwa?
• Jakie są limity przechowywania gotówki w kasie?
• Dostęp do pomieszczenia innych osób niż kasjer. 
• Kto ponosi odpowiedzialność za prawidłowe przygotowanie i zabezpieczenie pomieszczenia kasowego?  
13. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania:
• Co to są druki ścisłego zarachowania – rodzaje i praktyczne przykłady.
• Czy istnieje normatywna definicja druków ścisłego zarachowania? 
• Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania – czy musi być opracowana i co powinna regulować?
14. Ewidencja i rozliczanie druków ścisłego zarachowania:
• Na podstawie jakich dokumentów zaewidencjonować druki ścisłego zarachowania?
• W oparciu o jakie dokumenty rozliczyć wykorzystane druki ścisłego zarachowania? 
• Weryfikacja stanów bieżących druków.
• Czy osobą odpowiedzialną za ewidencję i rozliczenie druków ścisłego zarachowania może/powinien być kasjer? 
• Przyjęcie odpowiedzialności za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania.
15. Postępowanie w przypadku zagubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania.
16. Likwidacja/niszczenie wykorzystanych lub niewykorzystanych druków ścisłego zarachowania:
• Jaki jest okres przechowywania wykorzystanych druków ścisłego zarachowania?
• Kto i kiedy powinien podjąć decyzję o zniszczeniu druków? 
• Czy można zniszczyć druki niewykorzystane, których np. zakupiono za dużo i są już nieprzydatne? 
• Kto powinien typować druki ścisłego zarachowania do likwidacji? 
• Jak bezpiecznie dokonać fizycznej likwidacji druków ścisłego zarachowania?
17. Archiwizacja dokumentów kasowych:
• Regulacje prawne, jak długo przechowywać dokumentację kasową?
• Które z dokumentów należy przekazać do archiwum państwowego a które mogą zostać „zlikwidowane” i po jakim czasie?
18. Dyskusja, pytania indywidualne konsultacje. 

Skarbnicy, pracownicy urzędów i jednostek organizacyjnych jst, w których funkcjonuje bezpośrednia obsługa kasowa, pracownicy bezpośrednio pracujący w kasach, a także osoby nadzorujące i rozliczające kasy. Zapraszamy także osoby odpowiedzialne za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania w ww. jednostkach organizacyjnych.

Doświadczony szkoleniowiec i praktyk z zakresu procedur postępowania podatkowego, wymiaru podatków i opłat lokalnych, rachunkowości opłat za gospodarowanie odpadami lokalnymi, kontroli wewnętrznej, dochodów samorządowych, windykacji należności budżetowych, cywilnoprawnych, jak i publicznoprawnych. Przez wiele lat pełniła funkcje Dyrektora Wydziału Podatków i Opłat oraz Z-cy Dyrektora Wydziału Egzekucji Administracyjnej i Windykacji w jednym z największych urzędów miejskich, nadzorując wymiar, pobór, rachunkowość i egzekucję należności budżetowych. Autorka opracowań w czasopismach, np. Wspólnota, Przegląd Podatków Lokalnych i Finansów Samorządowych, Finanse Publiczne. Stały współpracownik FRDL.