W jaki sposób przygotować zespół pracowników do pracy zdalnej? Jakie wewnętrzne regulacje przygotować, by utrzymać wydajność zespołu wykonującego swoje zadania w różnych miejscach? Jaki jest pływ pracy zdalnej i telepracy w czasie COVID–19 na terminowe i zgodne z prawem wykonywanie obowiązków w zakresie tworzenia, obiegu, kontroli i zatwierdzania dokumentów księgowych, z uwzględnieniem zasad ochrony danych?

Na te kwestie i wiele innych odpowiedzi usłyszeli uczestnicy szkolenia „Tworzenie, obieg i kontrola dokumentów księgowych w dobie pandemii koronawirusa”. Na pytania odpowiadała doświadczona trenerka naszej Fundacji, ekonomistka, pedagog, absolwentka Międzynarodowego Studium Doktoranckiego „Orgmasz” w Warszawie, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje sprawdzone metody w pracy służb księgowych.

Zgodnie z art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – w celu przeciwdziałania COVID-19 – pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania w formie pracy zdalnej, która często jest utożsamiana z telepracą, która jest uregulowana w Kodeksie pracy. Jednak te formy wykonywania zadań różnią się od siebie. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wyjaśniło, że:

„praca zdalna jest pojęciem szerszym niż telepraca. Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy – w rozumieniu specustawy – w celu przeciwdziałania COVID-19. Telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Praca zdalna może natomiast polegać także na tym, że pracownik wykonuje pracę np. w domu bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, Internetu). Przykładowo, pracownik w domu analizuje dokumenty, pisze opinie odręcznie itp., a następnie przekazuje pracodawcy efekt swojej pracy w sposób uzgodniony z pracodawcą.”

Pracodawcy pozostawiono pewną dowolność przy kształtowaniu zasad wykonywania pracy zdalnej, jednak nie można pomijać obowiązków, które kodeks pracy nakłada na pracodawcę. W szczególności należy:

  1. upewnić się, czy pracownik posiada odpowiedni sprzęt oraz warunki, które umożliwią mu wykonywanie pracy zdalnej – chodzi przede wszystkim o komputer z dostępem do Internetu oraz telefon; na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiedniego sprzętu do wykonywania pracy, dlatego przekazanie pracownikowi sprzętu służbowego z punktu widzenia ochrony danych wrażliwych zdaje się być rozwiązaniem bezpieczniejszym; w ramach pracy zdalnej (szczególnie tej wykonywanej na wniosek pracownika) dopuszczalne jest korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu;
  2. określić zasady korzystania zarówno ze sprzętu służbowego, jak i prywatnego (w tym, ustalenie kwestii odpłatności za używanie sprzętu/urządzeń własnych do celów służbowych – np. ustalając ekwiwalent), przekazywania dokumentów i danych, zabezpieczenia łączy internetowych, dostępu do informacji stanowiących tajemnicę pracodawcy a także danych osobowych, do których będzie miał dostęp pracownik oraz sposobie ich zabezpieczenia – pracownik do należytego wykonywania zadań może potrzebować dostępu do danych, które pracodawca powinien w szczególny sposób chronić, dlatego dbałość o bezpieczeństwo tych dokumentów i trybu ich przekazywania pracownikowi jest szczególnie ważne;
  3. ustalić sposób ewidencji czasu pracy – tj. sposób, w jaki pracownik ma potwierdzać swoją gotowość do pracy, jak i jej zakończenie, co może być dokonane np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres przełożonego, czy też logowanie się do wewnętrznego systemu pracodawcy – o ile zdalny dostęp będzie udzielony, lub wykonywanie pracy zadaniowo, a więc bez ustalania konkretnych godzin pracy – jednak wyliczenie się pracownika w ustalonych ramach czasowych z konkretnego zadania;
  4. określić sposób kontaktowania się pracownika z pracodawcą/przełożonymi oraz zlecania zadań i przekazywania dokumentów niezbędnych do ich wykonywania – w tym zakresie jak najbardziej zaleca się wykorzystywanie elektronicznego i telefonicznego przekazywania zleceń, a także dbałość o zabezpieczenie dokumentów i danych przekazywanych pracownikowi tak, aby chronić je przed dostępem osób trzecich;
  5. ustalić zasady i sposób kontroli pracy wykonanej przez pracownika – w tym zakresie można wprowadzić np. obowiązek codziennego raportowania wykonywanej pracy (np. poprzez sporządzenie zestawienia wykonanych czynności i przesłanie ich mailem np. do przełożonego) oraz konieczność dostępności pracownika w godzinach pracy pod wskazanym przez niego numerem telefonu; należy pamiętać, że kontrola w miejscu zamieszkania pracownika może być prowadzona wyjątkowo i wyłącznie za jego uprzednią zgodą;
  6. pamiętać o wymogach związanych z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – na pracodawcy ciążą określone obowiązki wynikające z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy – trudno jednak, aby pracodawca miał pełną kontrolę nad ich zrealizowaniem w domu pracownika (lub w innym miejscu gdzie będzie wykonywana praca zdalna, o ile taka możliwość zostanie przewidziana); warto opisać podstawowe zasady jakie powinno spełniać stanowisko pracy wykonywanej w domu; częstą praktyką jest żądanie od pracownika złożenia oświadczenia potwierdzającego, że miejsce wykonywania pracy zdalnej jest zorganizowane w sposób zapewniający świadczenie pracy zdalnej zgodnie z zasadami i przepisami BHP oraz że pracownik zobowiązuje się do przestrzegania tych zasad; należy także pamiętać, że pracodawca odpowiada za wypadek przy pracy – także ten, który mógł wydarzyć się w trakcie wykonywania pracy zdalnej – warto więc przewidzieć kwestię zgłaszania tego zdarzenia pracodawcy oraz możliwości przeprowadzenia przez pracodawcę procedury powypadkowej w miejscu świadczenia pracy zdalnej;
  7. określić zasady odwoływania z pracy zdalnej – może okazać się, że niezbędny będzie powrót pracownika do stałego miejsca wykonywania pracy dla zapewnienia należytej realizacji zadań, dlatego warto przewidzieć przypadki, w których odwołanie pracownika z pracy zdalnej będzie następowało, a także formę w jakiej będzie to komunikowane. Warto zwrócić szczególną uwagę na zasady ochrony i bezpieczeństwa informacji i danych, do których dostęp będzie miał pracownik, a także zasad korzystania ze sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, w szczególności, gdy pracownik wykorzystuje prywatny komputer i łącze internetowe.

Wydatki na zapewnienie telepracownikowi sprzętu do pracy zdalnej, np. laptopy, akcesoria typu drukarki, skanery, mikrofony, kamery itp. oraz telefon służbowy kierownik jednostki przyjmuje do ewidencji, zgodnie z przyjętymi wcześniej wewnętrznymi unormowaniami. Jeżeli nabywany sprzęt komputerowy będzie spełniał definicję środka trwałego (art. 3 ust. 1, pkt. 15 uor.) – która powinna być dookreślona w polityce rachunkowości jednostki i gdy wartość początkowa przekroczy ustaloną wartość istotną np. 10 000 zł (lub inną wartość przyjętą przez jednostkę), wtedy poniesione wydatki należy zaliczyć do majątkowych, odnieść je na konta bilansowe umarzać(amortyzować) w czasie. W przeciwnym razie, kierownik jednostki może dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, z chwilą oddania ww składników do używania. Natomiast takie składniki majątkowe jak maski ochronne, rękawice, płyn do dezynfekcji, ochraniacze do ciała, kombinezony, czy przyłbice, stanowią wydatek bieżący i księgowane są bezpośrednio w koszty.