Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz z zasadami ekspertyzy archiwalnej

Podczas szkolenia zapoznamy uczestników z problematyką brakowania i wartościowania dokumentacji, przybliżymy procedurę niszczenia akt, przedstawimy formularze i druki niezbędne przy brakowaniu oraz odpowiemy na pytanie – kiedy powinno się przeprowadzać brakowanie dokumentów w podmiocie. Prowadząca omówi także całokształt zagadnień związanych z ekspertyzą archiwalną, którą przeprowadzają w archiwach zakładowych i składnicach akt przedstawiciele państwowej służby archiwalnej. Scharakteryzuje wszystkie rodzaje ekspertyz – ich przebieg oraz skutki. Przekazywane na szkoleniu treści poparte zostaną licznymi przykładami. Szkolenie obejmuje analizę przykładów z zakresu tworzenia wniosków na brakowanie oraz przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej.

• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie: typowania dokumentacji do zniszczenia, naliczania okresów przechowywania akt, ustalania kategorii archiwalnej zgodnie z wykazami akt i weryfikacją kwalifikacji archiwalnej.
• Nabycie umiejętności przygotowania dokumentacji do ekspertyzy archiwalnej.
• Poznanie elementów wniosku na brakowanie oraz ekspertyzy archiwalnej i uzyskanie wiedzy na temat poprawnego sporządzenia koniecznych dokumentów.
• Uczestnicy otrzymają komplet dokumentacji wzorcowej, niezbędnej do sporządzenia wniosku na brakowanie i o ekspertyzę.
• Uzyskanie odpowiedzi miedzy innymi na pytania o: konsekwencje prawne (sankcje z Kodeksu karnego), odpowiedzialność archiwisty i przedstawicieli komórek organizacyjnych, ustalenie okresu przechowywania dokumentacji w instytucji.
 

I. BRAKOWANIE
1. Co to jest brakowanie dokumentacji i kogo dotyczy?
2. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur archiwalnych.
3. Niszczenie akt a brakowanie dokumentacji.
4. Jak długo należy przechowywać akta w podmiocie (aspekt służbowy, kontrolny, socjalny i historyczny)?
5. Zasady celowości, adekwatności i niezbędności przetwarzania danych osobowych a usuwanie dokumentacji z danymi osobowymi.
6. Weryfikacja kwalifikacji archiwalnej i zasady wartościowania akt.
7. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać?
8. Zasady sporządzania dokumentów koniecznych w brakowaniu (wniosek, spis, protokół oceny dokumentacji).
II. EKSPERTYZA
1. Kto, kiedy i jak może wystąpić o ekspertyzę?
2. Ekspertyza archiwalna w jednolitych rzeczowych wykazach akt (skąd się bierze kategoria BE).
3. Uprawnienia archiwum państwowego do przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej. Kryteria archiwalnej selekcji dokumentacji.
4. Ekspertyza w archiwum zakładowym i składnicy akt.
5. Rodzaje ekspertyz archiwalnych:

• przy trudnościach w ocenie dokumentacji;
• przy brakowaniu;
• przed przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
• przed utworzeniem archiwum zakładowego w jednostce;
• przy tworzeniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
• przy likwidacji jednostki;
• szczególne, na wniosek służby archiwalnej.

6. Jak przygotować dokumentację do ekspertyzy archiwalnej? Struktura wniosku o ekspertyzę do archiwum państwowego (elementy wniosku).
7. Opis czynności eksperckich (przebieg ekspertyzy, terminy, ustalenia, dokumentacja).
8. Szczególne rodzaje dokumentacji kategorii BE i charakterystyka prac archiwizacyjnych (koperty dowodowe osób zmarłych, „akta nadzoru nad…”, teczki współpracy i współdziałania).
III. CZĘŚĆ PRAKTYCZNA
1. Aktualne formularze i druki niezbędne przy brakowaniu i ekspertyzie (komplet materiałów do procedury) i zasady ich wypełniania.
2. Analiza poprawności przykładowych dokumentów sporządzanych w celach brakowania (metoda case study).
3. Sporządzenie przykładowego spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
4. Podsumowanie (pytania, dyskusja).
 

Osoby zatrudnione w samorządowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, a zwłaszcza osoby odpowiedzialne za prowadzenie archiwów zakładowych lub składnic akt.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.