Profesjonalne zarządzanie sekretariatem w jednostkach samorządu terytorialnego

Zarządzanie sekretariatem w jednostkach samorządu terytorialnego to kluczowa rola, która wpływa na sprawne funkcjonowanie urzędów i wysoką jakość obsługi interesantów. W obliczu rosnących wymagań administracyjnych, efektywne zarządzanie sekretariatem jest niezbędne do optymalizacji pracy i poprawy komunikacji wewnętrznej.

Szkolenie „Profesjonalne zarządzanie sekretariatem w jednostkach samorządu terytorialnego" pozwoli zdobyć praktyczne umiejętności i wiedzę, które ułatwią codzienne obowiązki oraz zwiększą efektywność pracy w jednostkach samorządowych.

Uczestnicy zdobędą wiedzę dotyczącą zarządzania sekretariatem, a w szczególności:

• poznają techniki organizacji pracy sekretariatu w sposób, który zapewni sprawną i profesjonalną obsługę interesantów,
• zdobędą wiedzę dotyczącą podstawowych kompetencji niezbędnych na stanowisku asystenta/asystentki,
• poznają zasady przepływu informacji,
• dowiedzą się jak efektywnie zarządzać sobą w czasie,
• zostaną zapoznani z zasadami etykiety,
• dowiedzą się, jak radzić sobie z sytuacjami trudnymi.

1. Wprowadzenie do szkolenia:
   • Powitanie uczestników, omówienie celów i agendy szkolenia,
   • Rola sekretariatu w strukturze samorządu terytorialnego,
   • Oczekiwania wobec pracowników sekretariatu – profesjonalizm, dyskrecja, wszechstronność.
2. Efektywne zarządzanie czasem i zadaniami:
   • Priorytetyzacja zadań w dynamicznym środowisku pracy,
   • Organizacja dnia pracy: tworzenie harmonogramów i delegowanie zadań,
   • Narzędzia do zarządzania czasem i projektami,
   • Techniki zarządzania sobą w czasie,
   • Organizacja czasu pracy przełożonych.
3. Obsługa interesantów i relacje interpersonalne:
   • Zasady profesjonalnej obsługi interesantów w administracji publicznej,
   • Komunikacja asertywna – jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami,
   • Etykieta biznesowa w relacjach z klientami i współpracownikami.
4. Budowanie profesjonalnego wizerunku:
   • Dress code na różne okazje,
   • Dobór stroju do sylwetki i typu urody,
   • Autoprezentacja,
   • Wystąpienia publiczne.
5. Profesjonalna korespondencja tradycyjna i mailowa:
   • Redagowanie dokumentacji urzędowej w formie klasycznej (drukowanej),
   • Redagowanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej,
   • Zaproszenia, listy, rozmowy telefoniczne.
6. Radzenie sobie ze stresem w sytuacjach zawodowych:
   • Doraźne sposoby na poradzenie sobie w sytuacjach generujących stres,
   • Strategia długofalowa wspierająca pracowników sekretariatu,
   • Work-life balance.
7. Podsumowanie szkolenia.

Pracownicy sekretariatów, asystenci oraz osoby odpowiedzialne za organizację pracy i obsługę klienta (instytucje publiczne, organizacje pozarządowe).

Psycholog, coach, trener z 16-letnim doświadczeniem. Absolwentka psychologii ze specjalnością psychologia pracy, organizacji i zarządzania; pedagogiki i pracy socjalnej. Ukończyła Szkołę Coachingu w Instytucie Rozwoju Biznesu. Jest certyfikowanym coachem „The Practicioner Coach Diploma”, akredytowanym przez Noble Manhattan Coaching oraz International Institut of Coaching and Mentoring. Posiada certyfikat Zarządzanie projektami PRINCE2 na poziomie Foundation. Nauczyciel akademicki na Uniwersytecie WSB Merito w Poznaniu i Collegium Da Vinci w Poznaniu. Specjalizuje się w szkoleniach z rozwijania kompetencji menedżerskich, a także m.in. z zakresu: komunikacji interpersonalnej, asertywności, autoprezentacji, etykiety biznesowej i towarzyskiej, radzenia sobie ze stresem, równowagi między pracą a życiem osobistym, rozwiązywania konfliktów, treningu interpersonalnego, zarządzania sobą w czasie.